Mange virksomheder bruger stadig simpelt fillagring som f.eks. en delt drevmappe eller cloudtjenester til at gemme dokumenter. Men når kravene til datasikkerhed, compliance og effektiv dokumenthåndtering vokser, bliver det tydeligt, at det ikke er nok.
Et professionelt digitalt arkiv tilbyder langt mere end bare opbevaring: Det er en strategisk løsning, der styrker både drift og dokumentation.
Her gennemgår vi 5 afgørende forskelle mellem simpel fillagring og et professionelt digitalt arkiv.
1. Sikkerhed og adgangskontrol
Simpel fillagring tilbyder ofte begrænset sikkerhed. Et professionelt digitalt arkiv som PostNords Strålfors’ eArkiv er derimod designet med sikkerhed som en grundsten.
Hvorfor det gør en forskel:
- Adgang er typisk styret via roller og rettigheder, så kun relevante personer ser bestemte dokumenter.
- Professionelle arkiver tilbyder kryptering og backup efter gældende standarder.
- Ofte findes logning og audit-spor, så man kan dokumentere, hvem der har tilgået, hvad og hvornår.
Det giver virksomheden et stærkere udgangspunkt for at leve op til GDPR og andre sikkerhedskrav.
2. Dokumentation og revisionsspor
Når dokumenter skal bruges til revision, klagesager eller compliance, er sporbarhed og autenticitet afgørende. Det kan simpel fillagring sjældent levere.
Et digitalt arkiv sikrer:
- Versionsstyring, så ændringer altid kan spores.
- Automatisk dokumentation af hændelser og adgang.
- Uændret bevaring af originale filer, hvilket er vigtigt ved fx kontrakter og aftaler.
Det gør det muligt at stå på mål for beslutninger – også flere år efter, de er truffet.
3. Søgefunktion og struktur
Det er tidskrævende og ineffektivt at lede efter dokumenter i et simpelt mappesystem, særligt når filnavne og strukturer ikke er ensartede.
I et professionelt digitalt arkiv får du:
- Intelligent søgning på tværs af metadata, dokumenttyper og indhold.
- Mulighed for kategorisering og tagging.
- Bedre overblik over status og deadlines, f.eks. for kontraktfornyelser.
Det frigør tid og reducerer risikoen for fejl og oversete dokumenter.
4. Langtidsopbevaring og compliance
Simpel fillagring sikrer ikke, at data opbevares korrekt i forhold til juridiske krav eller virksomhedens interne politikker.
Et digitalt arkiv understøtter:
- Automatisk arkiverings- og sletningspolitik.
- Overholdelse af regler for opbevaringspligt og dataminimering.
- Opbevaring i revisionssikre formater, f.eks. PDF/A.
Dermed undgår virksomheden unødige risici og bøder ved manglende compliance.
5. Integration og automatisering
Simpel lagring fungerer isoleret og kræver manuelle arbejdsgange. Et professionelt digitalt arkiv kan integreres med andre systemer og automatisere vigtige processer.
Eksempler på effektiv integration:
- Automatisk arkivering af e-mails, kontrakter og fakturaer.
- Integration med ERP-, HR- og CRM-systemer.
- Notifikationer og workflows knyttet til dokumentstatus eller godkendelser.
Det giver bedre overblik og gør arbejdet lettere for både ledelse og medarbejdere.
Klar til næste skridt: Fra lagring til arkivering med værdi
Et digitalt arkiv er ikke bare et sted at lægge filer. Det er en strategisk løsning, der beskytter dine data, effektiviserer din dokumenthåndtering og understøtter virksomhedens vækst og compliance.
Hvis I stadig bruger simpel lagring, er det måske tid til at tage skridtet videre og investere i et digitalt arkiv, der matcher jeres professionelle behov.
